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职场笔记：高效会议三部曲

编写 2021-08-17 浏览：

1. 高效会议三部曲——for 组织者

1.1. 会前筹备

1.1.1. 明确会议目标及议题

期望通过会议获得什么样的结论，用于改变当前的什么问题
能够传达会议目标的议题设定

1.1.2. 明确参会人

期望的会议结论，是需要那些人决策并达成共识的
哪些人必须，哪些人可选（可以请关键负责人指定参会人）

1.1.3. 明确会议时间

优先考虑高阶与会者的时间来安排会议，因为TA们的会议更多、时间更难协调
确定会议整体时长，可以请关键负责人明确对应环节所需时长，总原则宜短不宜长

1.1.4. 明确会议地点

抢会议室是门技术活儿，宜早不宜迟
会议室地址写得详细些，方便人找

1.1.5. 明确会议议程

主议题拆解的分议题
每个分议题的负责人
每个分议题的时长
预留讨论/提问时间

1.1.6. 提前发会议材料

内容是关键
形式不限
注意分享范围

1.1.7. 会前对齐

跨团队沟通会必选项
对齐的可以是问题

1.1.8. 发出会邀

关于会邀：

会议主题、参会人、时间、地点（非必须，后续可更新）
确认后即可发起会邀book大家时间
如有会议/项目如流群，发出会邀后，在群里再周知大家关注
关键参会人，单独再通知确认，通知时可以附上会邀截图
若会邀发出后还需再添加新参会人，更新会邀时，选择只发送给更新人选（避免干扰其他人）

1.2. 会中管理

常见低质量会议特征：

跑题
超时
无结论

需要一个会议主持人来：

控主题
把时间
促结论

1.2.1. 控主题

申明会议主题。开场时跟与会人明确本次会议的主题
eg.咱们本次会议的主题是…
拉回会议主题（若需要）。有人跑题时，礼貌但严格地拉回到会议主题。
eg.我理解你现在说的问题与咱们本次会议主题无关，如果需要，可以另外组织讨论，先回到今天的主题…
过程总结引导：
- 分议题结束后小结，引导进入下个分议题；
  eg. 针对XX问题，刚刚的结论是YY，大家理解一致的话，咱们进人下个议题…
- 理解不一致时，澄清与引导；
  eg. 针对XX问题，大家理解是一致的么…

1.2.2. 把时间

申明会议时间安排
控制各环节时间，礼貌提醒
时间提醒工具推荐（zClock Lite）

1.2.3. 促结论

记录发言人表达要点，及时总结询问
保持中立态度，强调共同利益
回忆结论决策工具

会议结论类别：

权威决策。决策人具有决策权和否决权，可单方面作出决定。
共识决策。会议主持人引导参会各方对讨论的议题达成共识，原则是最大化共同收益。
另行再议。经过深入思考筹备的会议，依然有可能没想到关键问题，导致会议无法达成结论。没关系，再另行组会讨论便是。

1.3. 会后跟进

要点：

准确、言简意赅的会议纪要
明确TODO及跟进/反馈时间，责任到人
下次例会前跟进TODO完成情况

会议记录人需具备能力：

有足够的业务基础
优秀的理解能力
敏捷的思维能力
良好的总结能力
优秀的沟通能力

会议记录人怎么找：

找关键负责人指定
会议主持人兼职

1.3.1. 会议纪要

会议纪要结构：

会议主题
会议时间、地点
参会人
讨论议题
关键结论
TODO

1.3.2. 责任到人

1.3.3. 追踪待办

2. 高效会议三部曲——for 参与者

2.1. 会前筹备

询问会议目标及议题
询问参会人
询问会议时间
询问会议地点
询问会议议程
询问/准备会议材料
会议前对齐

2.2. 会中管理

认真聆听
积极参与
建设提议

2.3. 会后跟进

自己的TODO

3. 成功会议的要素

明确结论及TODO
明确时间节奏
明确事项跟进人